[ADMIN] Gérer les factures manquantes

  1. Faire un suivi des réceptions de factures avec la vue "factures pdf":
    • ouvrir un fichier excel pour noter les numéros de factures manquantes
    • dans la vue "facture pdf", admettons que nous soyons en juillet 2024, alors taper "ES202406", "CB" et "payé" dans les filtres, pour vérifier la bonne édition des factures de juin
    • dans la liste qui s'affiche, page après page, noter les numéros qui manqueraient dans votre fichier excel (dans l'exemple ci-dessous, on voit qu'il faudra noter le dernier numéro de factures)
    • Remarque: si aucune facture n'a été édité sur une journée entière, contacter DSI/IGS/OGE, il arrive parfois que PEP n'ait pas fonctionnécopie de la vue factures pdf

       

  2. Vérifier sur PEP si elle est présente 
    • si oui, la télécharger, puis dans drupal, vue "factures pdf", tapez le numéro de factures (ES...) qui vous intéresse, cliquez sur modifier et  en bas de page, il y a un bouton "choisir un fichier", alors cliquer dessus et insérer le fichier pdf.
    • sinon sortir de PEP et se rendre dans la vue "détail d'une commande" (passer au point 3)
  3. Vérifier les champs qui permettent la mise en facturation dans la vue "détail d'une commande"
    • observer le fichier "sim_net" en bas de page. Quels champs peuvent être erronés ou manquants?
      • le numéro de siret peut être manquant (arrive de moins en moins avec la consolidation des formulaires de commande et d'inscription) : le compléter (00000000000000)**
      • le pays est une région d'outre-mer au lieu de France (erreur résiduelle de l'ancien site, mais devrait arriver moins souvent avec la consolidation des formulaires de commande et d'inscription) : remplacer par "FRANCE" (faire appel à DSI/IEM* pour qu'il le change sur le sim-net présent sur les serveurs)
      •  si le pays est une région d'outre-mer, alors la TVA est à 0% donc la modifier suivant le taux de TVA appliqué, de la même manière le prix HT (idem DSI/IEM*)
      • pour les outre-mer, le champ n°24 change suivant la région (019 pour dirag, 022 pour dirnc, 024 pour dirpf > à revoir avec DSI/IGS/OGE)
      • le n° de transaction est manquant (malgré que le client ait payé et a eu son ticket de CB) (avec DSI/IEM* ajouter le numéro de transaction affiché sur le ticket récapitulatif du client)
      • la TVA intracommunautaire est manquante (dans la réglementation, la TVA intracommunautaire s'applique aux européens et professionnel, mais actuellement sur le site services, nous sommes obligés de remplir ce champ pour tout étranger, donc mettre XX00000000000)
      • vérifier la corrélation entre le prix HT dans l'en-tête et le prix HT dans la ou les lignes produit(s) (il est possible qu'il faille ajouter une ligne produit, action faite avec IEM)
      • lorsqu'il y a plusieurs product order, vérifier qu'il n'y ait pas de doublon dans les product order (faire une comparaison avec le bouton "détail d'une commande")
    • autres cas:
  4. Réception des logs de DSI/IGS/OGE pour repérer les raisons des erreurs de facturation (tant que nous avons le transcodeur)
    • 2 fois par jour, à 4 et 16h, les fichiers "sim-net" sont envoyés vers PEP pour l'édition des factures, DSI/IGS/OGE peut envoyer les logs permettant d'observer la bonne prise en compte des champs sim-net et les éventuelles erreurs indiquant donc la non prise en compte de certaines.

* juste avant le point avec DSI/IEM, reprendre les factures qui n'ont pas pu être corrigées, les relancer (dans le contenu "facture" présent dans la vue "détail d'une commande", décocher "ajouter au fichier sim_net" et enregistrer, ensuite lancer le cron de génération des factures. Attention! Si la relance n'avait pas abouti (vérification le lendemain de l'arrivée du pdf), contacter DSI/IGS/OGE.

** les champs en italique sont provisoires: à la prochaine version du site, le prestataire a mis en place le fait que les données de facturation prise en compte seront celles liées au tunnel d'achat et non à la fiche d'inscription du client, pour les problèmes de TVA, l'arrêt du transcodeur permettra de ne plus être confronter à ces problèmes (voir prochainement avec DSI/IGS/OGE).

Remarque : sur environ 700 factures par mois, une 10aine arrive en erreur (26/07/2024)

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